【企業経営】電子帳簿保存法への対応

2021年10月6日


スポンサーリンク

領収書の保存方法

はじめに

※ 本記事は、自分用メモも兼ねて、記事にしています。

※ 本内容に関して、正確でない可能性があります。気になる点に関しては、税理士や国税庁等へのお問い合わせをお願いいたします。

2022年1月から電子帳簿保存法が適用されることになります。

この法律によって、紙の領収書やレシートは、紙のまま保存でも、スキャン利用等の電子データ保存でも構わないのですが、

一方で、電子データの領収書に関しては、紙出力して保存することは認められず、電子データとして保存しなければならなくります。

領収書、請求書等は7年間の保管義務があり、これを怠ると法律違反となり、ペナルティを食らう可能性があります。

紙保存 電子データ保存
紙の領収書
電子データ領収書 ×



電子データの領収書

具体的な電子データの領収書は、Amazonや楽天、Yahoo等のネット通販等だと思います。

Amazon の場合、基本的に全て電子データによる領収書発行ですが、楽天やYahooに関してはショップによっては紙の領収書に対応してくれたりもします。

取引先が電子データで領収書を発行した場合(PDFが多いと思いますが)も、そのデータのまま保存しておく必要があります。

心配な場合は紙の領収書を発行して貰えるかを確認した方が良いと思います。

Amazon保存方法

①TOP画面右上の『注文履歴』をクリック

②購入した商品の右上の『領収書等』をクリックし、開いたポップアップの『領収書/購入明細書』をクリック

③遷移した画面の中央上部『このページを印刷してご利用ください』をクリック

※『このページを印刷してご利用ください』をクリックしなくとも、遷移画面で右クリック『印刷(CTRL+P)』でもOK

④遷移した画面の右上送信先を『PDFに保存』、保存先を決定する

楽天の保存方法

①TOP画面右上の『購入履歴』をクリック

②購入した商品の左側の『注文詳細を表示』をクリック

③遷移した画面右下の『領収書を発行する』の下に書かれている説明通りに操作する

※『領収書を発行する』をクリックするとPDF画面になるので、Amazonと同じ様に印刷ボタンを押した後、遷移した画面で『PDFで保存』でも良い。

Yahooの保存方法

ヤフーの場合、電子領収書を発行出来るショップ&商品と出来ないものがあるようです。

出来ない場合は、ショップに問い合わせてください。

①TOP画面右上の『購入履歴』をクリック

②購入した商品枠の右上『領収書を発行する』をクリック

※これはショップや商品によっては表示されていない場合があります。その場合の領収書の発行はショップに問い合わせて下さい。

③遷移した画面の上部中央『このページをプレビューし印刷』をクリックし、遷移した画面の右上『PDFで保存』

※『このページをプレビューし印刷』をクリックしなくとも、遷移画面で右クリック『印刷(CTRL+P)』でもOK

保存先

データの保存先は、PC内、クラウドストレージ、外付けハードディスク等、場所はどこでも構いません。

ただ、PC内保存や外付けハードディスクに保存した場合は、予期せずPC&HDが壊れたり、廃棄してしまった場合、困ってしまうので外部のクラウドストレージが良い気がします。

ストレージを利用する場合、身近に使っているスマホやPCサービスとリンクしているものの方が何かと使い易いと思います。

そのため、One Drive(マイクロソフト)、Google Drive(グーグル)、icloud(アップル)、Amazon Drive(アマゾン)なんかがお奨めです。

また、レンタルサーバーを利用している方は、そのサーバー提供会社がストレージを提供していることも多いです。

これらのサービスは5GBくらいまで無料で使えます。

それ以上の容量が必要になった場合は、無料サービスを横断的に複数利用するよりは、1つのサービスに素直に課金した方が良いと思います。

マイクロソフト・オフィスを利用している人は、サブスクリプションプラン(12,984円/年)を利用することで、オフィス全機能と1TBのストレージが付いてきます。

正直、ファイル保存で、1TBも使うことはまず無いと思いますが、検討しても良いかもしれません。

検索の簡便性

保存ファイルに関しては、(国税調査官のため)簡単に検索できるようにしておく必要があります。

そのため、名前の登録等に関しては「amazon_20210815_20,000」みたいな感じにしておくと良いかもしれません

変に漢字や特殊文字を利用し、検索が簡単に出来なくなってしまう可能性があります。

事務処理規定の作成

上記の様な感じでデータ保存をするのは必須ですが、それと同時に事務処理規定、約束事を作成し、その約束事の通りにデータを保存しましたとしないといけません。

事務処理規定の作り方に関しては、「電子帳簿保存法一問一答」を参考に個々で作成してください。

事務処理規定作成が面倒な人

事務処理規定を作るのが面倒な場合、一部の会計ソフトやクラウド会計を利用することで、それを回避できます。

そもそも事務処理規定を作るのは、データの改ざん・改変・削除等を簡単に出来ないようにするためです。

「タイムスタンプ」というITテクノロジー使えば、こんなアナログな方法でなく、それを実現できるのですが、これを導入すると費用が掛かります。

その他の付随機能等で金額は変わってきますが、システム導入だと10~30万円、月額利用料制だとスタンプ量に応じて数千~数万円、更に1スタンプ10円と言った感じです。

ただ、一部の会計ソフトやクラウド会計を利用している場合、タイムスタンプ機能を有するものもあります。

私が利用している freee も個人事業主の場合は「プレミアムプラン(年払39,800円)」、法人の場合は「ベーシックプラン(4,780円/月、年払47,760円)」以上の契約で利用できます。。

それらを利用した方が、確実で早いかもしれません。



電子データ保存を怠った場合

電子データ保存を怠った場合、端的に云えば法律違反となるので、ペナルティを受けます。

具体的には、青色申告の取消となっています。

しかし、まだ法律が施行された訳ではないし、日本中の会社数は超大企業から私の所の様な零細企業まで264万社もあります。

これに個人事業主を合わせると相当な数になり、電子データ保存しなければならないことを知らない会社、人も多々いるはずです。

この様な状況なので、電子データ保存を指定な場合、即時ペナルティ、青色申告の取消なのかは分かりません。

※ 本内容に関しては、正確でない可能性があります。気になる点に関しては、税理士や国税庁への問い合わせをお願いいたします。